Succesvolle communicatie in projecten (2)

Oké, je weet inmiddels wat het project inhoudt, wie de spelers zijn en wat er (grofweg) van je verwacht wordt. Tijd om je te verdiepen in de projectcommunicatie. Het maken van een goed projectcommunicatieplan is onontbeerlijk.

Het belang van een goed plan
Iedereen vindt communicatie erg belangrijk – of men zégt dat het belangrijk is – maar veel projectteams vinden het tóch niet nodig om een gedegen plan op te zetten voor het wie, wat, wanneer en hoe van projectcommunicatie. Op z’n minst is dat jammer, maar vaak ook een gemiste kans. Want het maken van een goed communicatieplan bestaat uit meer dan een activiteitenlijst en een planning. Het gaat ook om het:

  • creëren van een open communicatie, in dialoog
  • betrekken en committeren van de betrokken partijen en stakeholders
  • signaleren en blootleggen van problemen, en het bieden van oplossingen
  • ‘bemoedigen’ en prikkelen van het primaire (beslissings)proces

Hoe krijg je anderen zover dat zij dit ook in gaan zien? Een plan is in eerste instantie een plan, maar moet niet degraderen tot een papieren tijger. Dit moet de communicatieve uitvalsbasis worden, niet alleen voor jou, maar voor het hele projectteam. De sleutel zit in een goede voorbereiding, een inhoudelijk sterk plan én de presentatie van je plan.

 

Wat past bij ons?
Voordat je aan het plan zelf begint, moet je je eerst een aantal dingen afvragen. Zoals: wat zijn de behoeften en verwachtingen van de stakeholders voor wat de communicatie betreft? Of wat zijn de kansen en risico’s voor (de communicatie van) dit project? Superbelangrijke zaken, geen twijfel over mogelijk.

Maar zodra communicatie zich óók of voornamelijk richt op de interne organisatie wordt vaak de bedrijfscultuur over het hoofd gezien – welke communicatie past bij jullie? Is je bedrijf doelgericht? Beperk je plan dan tot de grove procedures en methoden, en werk die in een apart document uit. Zorg er ook voor dat je activiteiten doelgericht zijn. Houdt men van vergaderen? Je kunt zelf ook kiezen voor vergaderingen als communicatiemiddel, maar misschien wil je het juist over een compleet andere boeg gooien. Is jouw organisatie moe van alle plannen? Denk alvast na over een origineel plan qua inhoud en/of vorm. Vermijd sowieso een dikke pil. Wat je ook kiest, denk er bewust over na. Vragen om feedback of ideeën is altijd goed.

Een plan dat staat als een huis
Bij het plan kun je 2 zaken onderscheiden: inhoud en vorm.
Er is voldoende literatuur beschikbaar die je vertelt welke elementen er  in een goed plan moeten zitten. Zelf vind ik de site van Princeton University wel een goede bron, ook omdat je hier veel templates kunt downloaden. Of een plan een sterke inhoud heeft, bepaal je in eerste instantie zelf: jij bent de communicatiedeskundige. Met name de argumenten áchter je plan bepalen of je de anderen ook kan overtuigen van de werking ervan.

Cést le ton qui fait la musique
De inhoud kan nog zo sterk zijn, als je plan er beroerd uitziet, sta je 1-0 achter. Het meest gebruikelijk is nog steeds het plan in papieren vorm, maar je kunt een plan ook gieten in de vorm van een presentatie. Prezi is een bekend alternatief, waarbij je op een sterke, visueel aantrekkelijke manier je informatie kunt verwerken. Leuk om naar te kijken én je vergroot de kans dat je boodschap aankomt.

Dan de manier waarop je de inhoud van je plan bekend gaat maken. Ga je mensen apart bijeenbrengen of wordt je een agendapunt op een overleg? Zit je met z’n alleen om tafels in een U-vorm of smelt je de boodschap van je plan om in een activiteit? Niks is per sé goed of fout. Maar de manier waarop jij je plan bekendmaakt kan er wel voor zorgen dat je jezelf een vliegende start bezorgt of dat het direct hakken in het zand oplevert. Ik zou zeggen, niks geronnen, niks gewonnen, dus stap ook eens uit je comfortzone. Maar ook hiervoor geldt: overweeg de verschillende manieren.

 

Laat een reactie achter