Je strategie communiceren – 7 belangrijke aspecten

“Oké, we zijn benieuwd”, hoor je dan. En je denkt: “Hm, misschien had ik dit toch wat anders moeten aanpakken”. Te laat. Je staat op, loopt naar het hoofd van de tafel en begint.

Als je werkt in (corporate) communicatie, dan is de kans groot dat je op een gegeven moment  je communicatiestrategie voor een groep mensen – directie, managementteam, projectteam, je afdeling, collega’s –  gaat ontvouwen.  Juist omdat de communicatiestrategie direct de mensen binnen de organisatie treft, moet je duidelijk stilstaan bij zo’n moment. Hoe kan jij je communicatiestrategie delen met anderen zodat je hun maximale support en inzet krijgt? Als je je houdt aan de volgende zaken, vergroot je de kans op slagen.

Is men klaar voor jou en je visie?
Natuurlijk wil je dat de mensen die iets met jouw strategie ‘moeten’, deze meteen omarmen. Bedenk van tevoren of zij toe zijn aan wat je ze wilt vertellen en of ze in staat zijn om je ideeën te realiseren. Jij kunt bijvoorbeeld wel verwachten dat men op een gestructureerde manier gaat communiceren, maar als communiceren via het informele netwerk belangrijk gevonden wordt, dan moet je je afvragen of dit idee wel haalbaar is. En hoe levensvatbaar is een strategie als de prioriteit volledig bij iets anders ligt dan bij communicatie? Bedenk wat je moet doen om de strategie voedingsbodem te geven.
Een goed begin…
Het ‘tussen de oren en in het hart krijgen’ van je communicatiestrategie is niet een eenmalig moment, maar een voortdurend proces. Tegelijkertijd moet je wel een moment en manier vinden om hierin een goede start te maken. Sta in elk geval stil bij dit moment. Waar wil je mensen op aanspreken, hun verstand, hun gevoel of intuïtie? De vorm waarin je je strategie of plan introduceert, is hierin vrij bepalend. Een vergaderruimte met tl-buizen en een powerpoint presentatie richt over het algemeen weinig uit als je het bewustzijn van mensen wilt vergroten, maar kan juist erg goed werken als je kennis wilt overbrengen. Je kunt de vorm én de locatie aanpassen aan het thema of de kapstok waaraan je je communicatiestrategie hebt gehangen. Doe iets in de buitenlucht als je thema ‘Meer naar buiten treden’ is of kies voor een theatervorm als je wilt dat men ‘out of the box’ moeten gaan denken. Als vorm en locatie samenhangen met de inhoud van je verhaal, beklijft je verhaal vaak beter en vergroot je de kans op een succesvolle implementatie.

Schets een duidelijk toekomstbeeld
Als het goed is, heb je een duidelijke stip aan de horizon met je communicatiestrategie. Je wilt dat mensen andere dingen of dingen anders gaan doen dan dat ze tot nu toe gewend waren. Zorg er dan voor, dat dit toekomstbeeld voor mensen duidelijk en zichtbaar wordt. Leg uit wat volgens jou het eindstation in communicatietermen moet zijn en hoe zij daar kunnen komen. Wil je de naamsbekendheid van je organisatie vergroten? Leg dan uit wat je hier exact onder verstaat, welke stappen je onderneemt, en hoe mensen concreet moeten of kunnen bijdragen aan deze communicatiedoelstelling.

Succesfactoren
Je wilt net je huis van boven naar beneden stofzuigen, maar precies op dat moment valt de stroom uit. De stofzuiger kan weer in de kast. Zo gaat het ook met communicatie; sommige factoren zijn (rand)voorwaardelijk voor het welslagen van je strategie. Behandel deze factoren en nodig mensen uit om zelf het ‘gewicht’ van deze factoren te bepalen. Laat mensen nagaan welke invloed zij zelf hebben op de kritische succesfactoren.

Eigendomsgevoel
Je wilt dat de mensen die je strategie uit moeten voeren, er zelf eigenaar van worden. Jouw strategie wordt hun strategie. Of dit ook zo uitpakt hangt weliswaar af van een combinatie van factoren, maar van één ding kun je je vrij zeker stellen: hun commitment. Vraag hier specifiek om, alvorens je aan de uitvoering van je strategie begint. Je kunt je coachend opstellen, waarbij je onderling gebruik maakt van elkaars ideeën, gedachten en meningen.

Oog voor individuen
Een belangrijk aspect van het creëren van betrokkenheid bij je strategie is om individuele personen te laten inzien hoe zij kunnen bijdragen aan (de uitvoering van) de communicatiestrategie. Het kan zijn dat de communicatiestrategie duidelijk is, maar dat iemand het lastig vind om een herkenbare vertaling te maken in acties of handelingen binnen de eigen werkzaamheden. Neem de tijd om met mensen persoonlijk te bespreken hoe zíj de strategie invulling kunnen geven.

De uitvoering is cruciaal
Een communicatiestrategie kan nog zo goed op papier staan, als de uitvoering belabberd is, heb je maar bitter weinig aan goede bedoelingen. Monitor en evalueer het proces voortdurend en koppel dit ook terug. Laat mensen zien of ze al dan niet op de goede weg zijn. Vraag jezelf en de mensen of datgene wat iedereen aan het doen is, een werkelijke bijdrage levert aan de communicatiestrategie. Wees niet bang om kritische vragen te stellen. Motiveer mensen om onconventioneel te denken en risico’s te nemen als het gaat om de implementatie van je strategie.

Laat een reactie achter