Succesvolle communicatie in projecten (1)

Jaren geleden had ik iemand in een projectmanagementtraining die in de jaren daarvoor medeverantwoordelijk was voor de fusie van twee ziekenhuizen; hij was de projectleider voor de bouw van een nieuw ziekenhuis. Ten tijde van de training was ik – vanzelfsprekend – trainer en nog geen communicatieadviseur, maar het verhaal is me altijd bijgebleven. Wat een operatie (!) . En voor de desbetreffende communicatieadviseur(s) moet het een hele kluif geweest zijn.

Voor succesvolle projectcommunicatie is kennis over en ervaring in ‘reguliere’ communicatie niet voldoende. Communicatie in – met name grotere – projecten is een specialisme, en vraagt om een specifieke toepassing van communicatieadvies en –vaardigheden. Ben je al bezig in een project of krijg je de mogelijkheid om in een project te adviseren? Je zult op een heleboel zaken moeten letten, en op een aantal in het bijzonder. Hier het eerste deel.

De absolute nummer 1: Wat houdt een project in
De bouw en fusie van twee ziekenhuizen is weliswaar een erg groot project, maar in dit soort en ook in kleinere projecten zit een bepaalde aanpak en dynamiek die vergelijkbaar met elkaar is. Communicatie moet je inpassen in het project. Je zal dus in elk geval moeten weten hoe de fundering van het project eruit ziet. Oftewel, in de planfase of het begin van het project moet jij de antwoorden weten op minstens de volgende vragen:

  • Heb ik hier echt te maken met een project, in tegenstelling tot reguliere werkzaamheden of een programma? Een belangrijk kenmerk van een project is dat het zich richt op het bereiken van een van tevoren bepaald, afgesproken resultaat. Een project onderscheidt zich door een duidelijke kop en staart. Een belangrijk punt, omdat sommige opdrachten ten onrecht projecten worden genoemd. Of iets een echt project is of juist niet, kan bepalend zijn voor de tijd en energie die je moet steken in het afstemmen van de (onderlinge) verwachtingen.
  • Wat is de exacte projectopdracht? Soms zijn opdrachten heel duidelijk gesteld, andere zijn wat abstracter. Een goede projectleider kan jou helder en eenduidig zijn of haar opdracht uitleggen. Als de exacte opdracht en het beoogde resultaat duidelijk zijn, kun je hier gericht je communicatiedoelstelling en -resultaat op afstemmen.
  • Hoe ziet de projectstructuur eruit? En hoe verhoudt die zich tot de staande organisatiestructuur? Je kunt je voorstellen dat wanneer mensen een project ‘ernaast doen’, het anders werken is dan wanneer men specifiek voor het project is aangesteld en/of vrijgemaakt. Voor jou is het ook van belang om te weten waar communicatie geplaatst wordt. Bij wie kom jij straks aan tafel te zitten, en is dit de juiste tafel? Onthoud dat een project (met impact) op corporate niveau projectcommunicatie moet beschouwen als een beleidsinstrument.
  • Wie zijn de spelers: wie is de opdrachtgever, de projectleider en wie maken deel uit van het projectteam? Ga na wat voor personen het zijn, wat hun intenties en belangen zijn en hoe ze zich ten opzichte van elkaar verhouden. Probeer een inschatting te maken waar je in de communicatie (extra) aandacht aan moet besteden. Onderlinge verhoudingen zijn in veel gevallen cruciaal voor het welslagen van een project en daarmee zelfs een reden om de projectcommunicatie juist wél of juist níet te aanvaarden.
  • Wie doet wat en is waarvoor verantwoordelijk? En specifiek natuurlijk de vraag wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor de projectcommunicatie. Meestal is dat de projectleider zelf. Er moeten duidelijke afspraken zijn wie voor welke zaken aanspreekpunt is.
  • Welke processen en fasen worden doorlopen? Een goede projectaanpak bestaat uit een aantal afgeronde fasen, ze vormen de kern van projectmanagement. Ook maakt de projectleider gebruik van beheersaspecten als tijd, geld, organisatie, kwaliteit en informatie. Ik kan me helemaal vinden in de opmerking van Van Hasselt (e.a.) in  “Bruggen bouwen, Communicatie van projecten en programma’s” dat communicatie gezien kan worden als het zesde beheersaspect, waarbij het communicatieplan de status van beheersplan krijgt; de projectcommunicatie wordt daarom ook met de opdrachtgever besproken en heeft geen vrijblijvend karakter. Controleer dus waar in het project communicatie onder wordt geschaard en hoe het wordt benaderd.

Het klinkt misschien als een open deur: weet waar je aan begint. Vat dit niet op als een waarschuwing, als wel een uitnodiging om in gedachten eens op de stoel van de projectleider te gaan zitten. In de praktijk zul je veel met hem of haar te maken krijgen, en dan is het op z’n zachtst gezegd handig als je de wereld van projecten begrijpt en voor welke verschillende uitdagingen een projectleider staat. Want die kunnen ook wel eens de uitdagingen in communicatie worden…

Laat een reactie achter