Handig en snel aantekeningen maken

Als je in de communicatie werkt, komt het regelmatig voor dat je aantekeningen ergens van wilt of moet maken. Bijvoorbeeld om een vergadering vast te leggen of als iemand een lezing of presentatie houdt. Maar je maakt ook aantekeningen als je een interview afneemt, als je bijvoorbeeld een artikel gaat schrijven.

Als ik zelf aantekeningen maak, moet ik oppassen dat mijn handschrift niet binnen een seconde verandert in hiërogliefen. Omdat ik van nature wat gezegd wordt zo nauwkeurig mogelijk wil opschrijven, vereist dat de nodige snelheid in schrijven. Ik probeer het dan wel te beperken tot wat werkelijk relevant of interessant is, of tot exacte quotes die ik terug wil laten komen. Waar zinnen niet meer lukken, probeer ik met telegramstijl of trefwoorden de essentie nog te pakken. Maar dat is dan meer uit armoede dan vanuit techniek ;-). Tot nu toe heb ik het geluk gehad dat ik mijn aantekeningen bij de uitwerking nog goed kon lezen en begrijpen. Maar er bestaan ook andere, gemakkelijkere manieren van aantekeningen maken.

Methodes om aantekeningen te maken

  • De Cornell methode. Dit is een methode die al ontstond in de jaren ’50 (!) en nog steeds gebruikt wordt.  Met name bedoeld voor studenten, maar ik vind deze methode vooral handig als het om iets complexere materie gaat. Hier is het idee. Verdeel de pagina in twee kolommen. De rechterkolom is ongeveer twee keer zo breed als de linkerkolom. Aan de onderkant van de bladzijde hou je een aantal regels of ruimte over. In de rechterkolom zet je je aantekeningen. In de linkerkolom zet je trefwoorden die bij de aantekeningen horen, vragen, opmerkingen of reminders. Eenmaal weer op je plek of thuis, kun je aan de onderkant van de pagina een samenvatting maken of de belangrijkste punten formuleren.  Zo ziet het er grofweg uit:

Office heeft ook een format voor de Cornell methode.

  • Een bekendere methode van informatie verwerken is mindmapping, een vorm van aantekeningen maken waarmee je informatie in hiërarchische vorm visualiseert. Het basisidee is dat je het hoofdonderwerp in het midden van de pagina zet. Van hieruit maak je ‘takken’ met op elke tak een woord dat betrekking heeft op het onderwerp. Ook op die takken kun je weer ‘zijtakken’ of subonderwerpen maken. Op deze manier structureer je je informatie. Als je dan ook nog tekeningetjes maakt en werkt met verschillende kleuren, kun je makkelijker de informatie herinneren en verbindingen leggen. Als je even zoekt, vind je veel uitleggen en voorbeelden op internet. Ook vind je er (gratis) software voor mindmapping.
  • Als je van meerdere personen tegelijk aantekeningen moet maken, kun je hiervoor verschillende manieren gebruiken. Je kunt een pagina in zoveel kolommen verdelen als er mensen zijn, waarbij elke persoon 1 kolom ‘krijgt’. Door middel van witregels kun je visueel weergeven wie op wie gereageerd heeft. Dit ziet er ongeveer zo uit:

Wanneer volgorde van spreken niet relevant is, kun je ook een zogenaamde Rondetafel maken, een manier bedacht door een leraar in Engeland.Elk partje van de tafel vertegenwoordigt een gesprekspartner. Met vier gesprekspartners ziet je papier er dan als volgt uit:

  • Als je de mogelijkheid hebt en je wilt aantekeningen op de laptop maken, dan kun je dat prima doen met Evernote. Ik gebruik het sinds kort, maar vind het een prettige en overzichtelijke manier van aantekeningen maken.

En de aantekeningen zelf?

 Tot slot nog enkele algemene richtlijnen voor je aantekeningen:

  • Probeer hele zinnen te vermijden.
  • Parafraseer waar mogelijk, maar let erop dat de betekenis hetzelfde blijft.
  • Laat voldoende ruimte tussen onderwerpen of zinnen. Later kun je hier dan nog wat bij schrijven als je wilt.
  • Gebruik afkortingen en symbolen, bijvoorbeeld:
  • & = en
  • +  = en/plus
  • ≠ = is niet hetzelfde als
  • → = blijft gelijk
  • ↓↑ = neemt af/toe
  • Ook handig, gebruik afkortingen voor non-verbale communicatie. Met name handig voor tijdens interviews. Bijvoorbeeld:
  •  Z =  als iemand zucht
  • ! =  als iemand iets hardop zegt
  • … =  als iemand even stil is
  • L =  als iemand lacht.

Succes!

Laat een reactie achter